Heir To promote the change in legal services : the lesson of John P. Kotter
"Cambiare è un obbligo, chi non ci riesce ha scarse probabilità di sopravvivenza"
Articolo di Luigi Ricci esperto di marketing and communication
The economic and financial crisis of recent years has also affected the market for legal services, forcing many small and large studies to cut costs and staff, and at this stage that require large organizational changes, and these days the birth of the department "Private Clients" one of the first Italian law firm Bonelli Erede Pappalardo. Because at the end of this long tunnel of crisis, the studies that remain alive will face an entirely new market and new competitors.
Una lezione sull’arte del cambiamento, su cosa fare e sugli errori da evitare ci arriva da John P. Kotter , autore dei saggi “Il nostro iceberg si sta sciogliendo” e “Guidare il cambiamento”. Proprio in quest’ultimo espone il percorso che anche uno studio legale può intraprendere per sviluppare il business nonostante i tempi di crisi .
Quali sono le azioni da intraprendere per un cambiamento organizzativo e culturale di successo ed evitare errori critici che potrebbero avere un effetto disastroso?
1) Stabilire un senso di urgenza
- analizzare il mercato e le realtà competitive vincenti;
- identificare e discutere crisi reali e potenziali o opportunità importanti.
Spesso si aspetta che accada il peggio prima di prendere atto del fatto che qualcosa non va: il crollo dei ricavi, la fuga di un cliente “chiave”, la drastica diminuzione delle pratiche. Di fronte ad una situazione nuova e negativa, può succedere che i partner sottovalutino la situazione oppure vengano presi dal panico. In questa situazione il morale che scende e la fiducia nella formula dello studio tende a diminuire. Non sempre è facile motivare e far comprendere ai partner dello studio e agli associati l’urgenza e le ragioni del cambiamento, more than half of the attempts fail at this stage but in times of crisis it is reasonable to question the figure of the head and the first line of the study.
2) Form a powerful guiding coalition
- form a team with the ability to drive change;
- to encourage the cohesion of the team.
teams can change from even two people, but in the course of the strategy is the involvement of as many partners as possible to achieve an agreement that will proceed quickly towards the new targets. E 'need not only authorizes the head alla formazione di un team con ampie deleghe, ma che assista e guidi la coalizione. In questa fase potrebbe essere necessario il contributo di consulenti esterni che affiancano il team.
3) Creare una visione
- stabilire degli obiettivi da raggiungere;
- definire la strategia per raggiungere gli obiettivi.
La nuova visione dello studio viene elaborata dal team e trasferita a tutti i collaboratori dello studio.
4) Comunicare la visione
- utilizzare i canali della internal communication to promote a new vision;
- educate on new behaviors by the example of coalition-guide.
The staff can work together to change if they perceive that the goals are realistically achievable and that there are real benefits for them. This is the task of internal communication. Clearly and promptly inform the staff of the study on the situation prevents news circulating in the corridors that feed the misinformation and animosity. The change in walking in the studio thanks to good communication.
5) Remove barriers that prevent change
- sostituire persone e strutture che minacciano seriamente il cambiamento;
- promuovere l’assunzione di rischi e lo sviluppo di idee, attività e azioni non tradizionali.
Di frequente gli ostacoli al cambiamento risiedono nella mente delle persone più che nelle procedure dello studio, certe abitudini e prassi consolidate rappresentano i principali ostacoli. La rimozione degli ostacoli è un’azione necessaria anche per dare maggiore importanza e fiducia al team. La sfida da vincere. In questo ambito possono essere ridefiniti i meccanismi retributivi e le gratifiche.
6) Plan and create short-term victories systematically
- easy to establish interim objectives to be achieved;
- to reward the people involved in the improvements.
When goals are not realized in a short time, the confidence and motivation of the team decreases. Even small victories serve to strengthen the team and seeing the growing number of those who adhere to the change in the studio. It may take more than a year before we see some positive results, such as the arrival of new customers or increase the operating margin of the study.
In long-term vision, ci vuole pazienza, perché ad esempio, la nascita di un dipartimento rivolto ad un nuovo servizio legale, richiederà tempo prima che riesca ad affermarsi e possa essere considerato come un successo. Quindi è più probabile che risultati positivi nel breve arrivino da altri servizi già avviati cosiddetti “maturi” o da clienti affezionati.
7) Consolidare i miglioramenti e produrre ancor più cambiamento
- essere credibili nel modificare quei metodi inadeguati alla strategia;
- promuovere l’aggiornamento professionale sui nuovi standard.
Dopo i primi traguardi raggiunti, celebrare una vittoria va bene, ma bisogna evitare di considerare vinta la guerra e di congedare il team del cambiamento. E’ problematico convincere il team a riunirsi di nuovo per affrontare nuove sfide, quando si era convinto che la soluzione dei problemi dello studio era stata trovata.
Si pone perciò la necessità di un ricambio di alcuni elementi del team per affrontare le nuove sfide del cambiamento.
8) Istituzionalizzare i nuovi approcci
- descrivere i collegamenti tra i nuovi comportamenti ed il successo della strategia;
- sviluppare i mezzi to ensure the growth and turnover in leadership.
The change will be held only if the new behaviors will developed in the daily study. They will be the first partner of the firm to give evidence to the adoption of new processes.
Change differentiate and compete for the best strategy is to grow the competitive advantage of any business organization, and is also a valid concept in the market for legal services.
Continuous improvement of service quality, management of internal resources, customer care and monitoring of competition, are some of the actions of organizational change in a law office. So do not be afraid to question the modus operandi that promotes conservatism, but not act on impulse, improvising strategies suggestive but losers.
The best solution is to address the relocation with the assistance of outside consultants who can provide analytical methods and reference models during implementation of the strategy for change.
Article by Luigi Ricci
